Kosten sparen – aber wie ? Die Beurteilung von EDV-Kosten ist besonders problematisch, denn ein hoher Ausgabenbeitrag für die Informationsverarbeitung kann auch einen hohen Automatisierungsgrad bedeuten. Deshalb sind bei der Ermittlung von Kostensenkungspotentialen die Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse sorgfältig zu beobachten. Es gibt kein Patentrezept dafür, wie viel oder wie wenig EDV wirklich notwendig ist. Die Maßnahmen sollten individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt werden. Die folgenden Punkte dienen als Anregung über einige Themen nachzudenken: 1. Transparenz: Ermitteln Sie die Kostentreiber. Führen Sie eine verursachungsgerechte Leistungsverrechnung ein. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistungen externer Dienstleister. 2. Strategie und Vision: Ermitteln Sie die IT-Komponente, die für Sie bzw. Ihre Geschäftsabläufe am wichtigsten ist. Bauen Sie alle anderen Lösungen darauf auf. 3. „Make or Buy“: Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft. Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen wie Sie flexibler werden können und ob es günstiger ist, IT-Dienstleistungen einzukaufen. Kommen andere Geschäftsmodelle, wie Leasing, Ausgründung, Outsourcing, Shared Services, ASP in Frage? 4. Reviews: Überprüfen Sie ständig Ihre laufenden IT-Projekte. Führen Sie regelmäßig kurze Reviews durch. 5. Projektmanagement: Achten Sie auf solides, aber einfach zu handhabendes Projektmanagement. Komplizierte Projekte können meist nur mit großer Unsicherheit geplant werden. Verwenden Sie internetbasierte Tools für die Projektsteuerung und die Kommunikation. Etablieren Sie ein Projektbüro. Entscheidungen, Dokumente und Aufgabenlisten müssen noch am selben Tag für alle Teammitglieder abrufbar sein. Schließen Sie Projekte schnellstmöglich ab – auch wenn sie noch nicht zu 100 % fertig gestellt sind. Sprechen Sie offen und ehrlich über den Projektstatus. 6. „Start simple“: Fangen Sie mit einer Pilotlösung an, um die Abläufe zu trainieren. Der Wunschzettel – sprich das Pflichtenheft ist meist viel zu umfangreich. In der Praxis werden viele Funktionen, die zunächst beschrieben werden, später dann gar nicht benötigt. 7. Kontrolle: Die Definition der Abläufe und die Optimierung der Geschäftsabläufe hat oberste Priorität. Respektieren Sie die Lernkurve, aber kontrollieren Sie ständig, ob die neuen Systeme auch ordnungsgemäß genutzt werden. Viele CRM und SCM Projekte scheitern, weil die neuen Abläufe nicht gelebt werden. 8. Vorsorge: Datenschutz ist wichtig und beliebig teuer. Schätzen Sie die Risiken richtig ein. Sicherheit ist auch eine organisatorische Herausforderung. Überprüfen Sie frühzeitig Ihre Dienstleister auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. 9. Klarheit und Verzicht: Je mehr unterschiedliche Systeme Sie aufbauen, desto kostspieliger wird die Zukunft. Sorgen Sie frühzeitig für klare Strukturen - sowohl bei den Daten, als auch bei der Architektur Ihrer Informationssysteme.